Gestión documental para entidades públicas

Gestión documental y mesa de partes virtual para entidades públicas

En una entidad pública el problema rara vez es la falta de documentos: es no saber dónde están. Un expediente que lleva veinte días en un escritorio sin que nadie lo advierta se convierte en un plazo vencido, y el plazo vencido en un reclamo.

GDM da trazabilidad completa al recorrido del documento, desde que entra hasta que se resuelve.

Mesa de partes virtual

El ciudadano presenta su documento en línea y recibe una constancia con número de expediente. La constancia registra la fecha y hora de presentación y la de recepción. Con ese código consulta el estado de su trámite sin acercarse a la entidad. El documento entra al flujo interno ya registrado, sin que nadie lo vuelva a digitar.

Para la entidad significa menos cola en ventanilla y menos consultas telefónicas sobre “en qué va mi trámite”.

Procedimientos del TUPA y control de plazos

El sistema se configura con los procedimientos de tu TUPA: plazo legal y tipo de silencio administrativo, positivo o negativo. Los plazos se cuentan en días hábiles, descontando los feriados del calendario de la entidad.

Cada expediente muestra en qué unidad orgánica está y si va dentro de plazo, por vencer o vencido. El semáforo se calcula en el momento, así que siempre refleja el día de hoy y deja ver el retraso antes de que se convierta en un problema.

Clasificación asistida por IA

Buena parte de los expedientes mal derivados vienen de que el ciudadano no identifica bien el procedimiento. El clasificador lee el contenido del documento y propone el procedimiento TUPA, la unidad de destino y el plazo. La propuesta la confirma una persona de mesa de partes: la IA sugiere, no decide.

Visado, aprobación y firma

El visto bueno, la aprobación y la firma se organizan en un solo flujo, en paralelo o en secuencia según el procedimiento. El número correlativo del documento se asigna recién cuando se completa el visado, nunca en borrador, así no quedan números saltados.

Hoy GDM registra la recepción de notificaciones con firma simple: una rúbrica dibujada en pantalla o la confirmación con la huella o el rostro del dispositivo. La firma digital con certificado está prevista por medio de nuestro servicio de firma, que todavía no está habilitado. Por eso aún no la ofrecemos.

Flujos de derivación configurables

• Derivación entre unidades orgánicas con el motivo registrado.
• Visado y aprobación en paralelo o en secuencia.
• Notificación electrónica al administrado con acuse de recibo.
• Escalamiento de las tareas que se quedan detenidas.

Archivo, búsqueda y verificación

Los documentos se organizan en carpetas con permisos por usuario y en series documentales con su plazo de retención. Cuando una serie cumple su plazo, el sistema propone transferirla o eliminarla. Cada documento guarda sus versiones y una búsqueda unificada encuentra lo que necesitas sin recorrer carpetas.

Cada documento emitido lleva un código de verificación: cualquier persona puede comprobar en línea que es auténtico y que no fue alterado.

Reportes para gestión, no solo para archivo

Expedientes por estado y por unidad orgánica, vencidos y por vencer, producción documental por tipo y por área, y movimiento de mesa de partes, además de un tablero ejecutivo. Es la información que permite reasignar personal con criterio en vez de por percepción.

Auditoría y evidencia para control

Cada acción queda en un registro de auditoría que no se puede editar ni borrar. Está encadenado para detectar cualquier alteración y guarda el antes y el después de cada cambio. Para una revisión de control se exporta el expediente de evidencia de un caso: su recorrido, los responsables, los accesos, la huella de cada documento y la verificación de integridad.

Implementación en la entidad

Configuramos tus procedimientos TUPA, tu estructura de unidades orgánicas y tus flujos de visado y aprobación. Capacitamos a mesa de partes y a las áreas usuarias, y acompañamos la puesta en marcha del canal virtual de cara al ciudadano.

Estado actual

GDM está disponible. La mesa de partes, el trámite, el archivo, los reportes y la auditoría ya funcionan. La firma digital con certificado depende de infraestructura de firma aún no disponible. Si tu entidad quiere implementarlo, conversemos.